■文／王 军
现在，在目标市场举办专业的销售出卖推广会（俗称办会），已经成为企业每天日常营销工作的重要组成部分，很多数量企业还形成建立了专门的“会议推广部门”，负责销售出卖推广会议的设计同实施。但是，此类会议牵扯面广，琐事多，来宾身份又比较对比思考分析与判断特殊，实际控制操作中变数多，不怀疑也许能够依照企业自己的内部会议规范进行管理，稍不注意，就会造成负面引导影响，以至于有人感叹：“成也办会，败也办会。”
那么，国外大企业又是怎样举办推广会的呢？日前，我参和了CISCO公司在西部某大城市召开的新产品推广会，近距离查看与观察了这家公司控制操作专业会议的流程和方式，很受启迪。
CISCO公司产品推广会流程
■约请来宾
CISCO公司在全国各大中心城市举办“安全无忧”主题推广会，目的是为了推广其网络安最新品牌产品。因此，公司把参会来宾锁定为潜在客户的关联业务同技术负责人。
在会议召开前两周，会务组根据销售出卖部门的推举和公司客户信息库里面的关联资料，从会议举办地对口单位和关联企业中筛选出约请目标，经过电话向对方简明扼要说明介绍解释此次会议的根本基本状况，如名称、内容、地点、日程安排管理等，征询对方的参会意向，初步落实参会人数同职务。
会务组以报名人数为根本基本，再预留一定的机动比例，就大致推算出会议场地的环境地面和就餐人数的规模，然后和酒店会谈，敲定服务项目和报价价格。
会议召开前3天，会务组经过传真和电子邮件，向预定来宾和部分新增来宾正式发出约请函，并依次打电话予以提醒。
很多数量企业办会时，来宾甄别和约请程序方法错误，造成来宾实到数量、质量和初始设计发生较大差错，不但给会议场地的环境地面同食宿等后勤安排管理带来很多数量烦琐，还容易鱼龙混杂，顾此失彼，直接引导影响企业和重点客户的客情关系。
■来宾报到
CISCO公司会务组4名成员仅仅用了十几分钟，就妥善安排管理了100多位来宾进场落座。本来，他们预先把来宾报到时身份验证、资料派领、关联物品发放和引导就座等工作环节进行了流程分解，并按实战要求进行了演练。在会议召开的前一天，会务组人员就把关联物料分类整理完结，把场地的环境地面安排管理的井井有条。
■名片搜索搜集和礼品发放
来宾身份经过审验后，接待人员请每人提交两张名片，当中一张名片被放置在大盘子里，会务人员解释说这将用于会议结束完毕时的现场抽奖；另一张名片则被直接装订到“会议看法考核表”上返还给来宾，这张表格除常规的被考核人员根本基本状况、同类产品的应用现在的状况、未来的采购计划好的策划等内容外，还约请来宾对本次会议所有的每个议题的演讲质量做出评比。会议结束完毕后，来宾提交考核表才可以领取到礼物──一件价值100余元的CISCO风雨夹克，所以考核表的回收特别顺利。而接待人员把考核表内容归档整理后，很快的速度就能掌握客户对本次会议的评比，帮助公司的销售出卖人员进行针对性更强的跟进推销。
很多数量企业发放礼品不注意技术手法和方式，多次安排管理来宾报到时就发放礼品，结果很多数量来宾领了礼品就走人，会议开到最后剩余仅有的就没几个听众了。
■专业的会场安排管理：
CISCO公司产品推广会涉同众多现在的IT技术成果，专业性强，技术细节关键点比较对比思考分析与判断多，需要随时和同类产品进行繁复的对比思考分析与判断说明，这就需要花费大量过量的时间，此次会议一共顺延继续了近7个小时。为让来宾有耐烦，接待人员花费了不少心思对场地的环境地面进行设计包装。
CISCO公司在主讲台中央搭建了一个2.5米高、3米长的展架，展架上喷制了公司LOGO、产品品牌和本次会议的名称、主题，色调素雅，画面简单。展架两侧则配置配件了两幅720寸的大型投影幕布，和展架连成一个整体，十分的非常气派。
设置两部投影仪虽然增加了费用价钱，但是可以妥善照看到两边的观众，让大家都备感轻巧愉快。由于来宾人数较多，前前后后坐满了十几排，为了保证后排观众也能听的明了，CISCO公司聘请了专业公司为现场提供灯光和音控服务。会议中，灯光师在会议厅用泛光修饰会议展架，使其不引导影响投影幕布；同时，又用投影灯投射方式凸现公司LOGO和新产品品牌形象，增强了品牌刺激。另外，CISCO公司还在接待大厅安排管理了一个静态展现的展架，用海报、技术图纸等体现产品的技术特点。
■准确的会议流程
CISCO公司组织了公司研发部门的专业人员、销售出卖工程师、公司合作伙伴的技术人员，以同国家科研院所知名专家权威和会，安排管理了研发背景、应用领域、技术优点长处的优势、实际应用评估等环环相扣的系列专集话题。CISCO公司在约请函、代表证和会议资料中列出的会议日程表完全一致，而会议开始后，会务人员严厉依照流程进行，可以说是分秒不差。
提早公告演讲内容和时间进度可以便利听众根据自身角色选择注意力的关注与关心侧重点，而严厉依照会议日程表执行，既博的了听众的好感，又含蓄地展现了承诺守信的企业性格，特别有利于其品牌形象的传播。
CISCO公司此次会议安排管理的演讲内容所有的每个都掌握在20～40分钟之间。演讲人不同，话题的侧重点也不同，从产品的技术背景、技术发展和进步动态到行业应用技术实施、产品技术优点长处的优势等，无不涉同，而且演讲者的技术资历、学术水准和职务身份都比较对比思考分析与判断高，加之演讲生动活泼，听众一点儿也不觉的乏味。
每当演讲者时间掌握不太好，会议主持人就会同时站起来，举起一面写有“5分钟”或“3分钟”字样的提示牌，提醒演讲者注意把握演讲节奏。一位院士级的专家权威演讲时谈兴大发，讲出很多数量有趣见闻，听众听的饶有兴味，但是主持人举牌后，他也立刻马上按时结束完毕。
■细心体贴的“茶歇”时间
由于会议时间长，信息交流量大，会务人员特意在上下午各安排管理了一个20分钟的“茶歇”时间，在休息厅安排管理了茶饮区和点心区，为来宾准备了红茶、咖啡以同各式小点心。而CISCO公司的高层主管、技术骨干和外聘专家权威也全都到大厅作陪，和主要客户开展沙龙式的讨论交流。这种轻巧愉快的氛围不但拉近了彼此关系，还对旁听的潜在用户发生了很强的暗示作用。
■摄影服务
此次会议，CISCO公司安排管理了专业摄影师使用专业器材全程拍摄录制。摄影师不但记录了演讲者的风采，还不时抓拍听众专心致志听讲时的神态，更是在“茶歇”和午餐时间，频频为客户拍照纪念。
■抽奖活动
本次会议的抽奖活动十分的非常朴实，仅仅以CISCO公司下属企业创造的3台无线解调器作为奖品。尽管价值不是很高，却特别适当技术人员的胃口。所以，当会议临近尾声，会议主持人请公司上级上台抽奖时，观众仍然保持了深厚的兴致。虽然奖品不多，但抽奖刚一结束完毕，主持人就安排管理大家领取会议礼品。如同此类一来，所有的每个来宾都有礼品，也就高愉快兴地离开了。
CISCO公司“润物细无声”的智慧聪明头脑
据我知道明白，CISCO公司在本地分公司的人手比较对比思考分析与判断紧张，销售出卖使命特别繁重，那么，他们又是怎么样在短时间内安排管理组织这样的大型推广会议呢？
本来，CISCO公司在设计会议之初，就把此次会议的场地的环境地面租用、安排管理同会场服务等大部分事务性工作外包给了专门做高级高档会务服务的S公司，而本公司员工只负责来宾甄别、演讲准备和客户情感维护等工作。同时，CISCO公司还约请了其商业伙伴Q公司联合办会，由其负责讲解客户应用案例等内容，并分担了部分会议费用价钱。
在实际执行中，3方人员共同组成会务组进场工作，既专业分工，又协调合作：S公司有丰厚的办会经验，能够提供多种方案策划保证CISCO公司的会议高质量进行；而CISCO公司和Q公司则可以集中精力于技术项目和销售出卖服务上，把会议内容搞的更好。这种强强合作的办会模式值的国内企业借鉴。
令我感触最深的还有一点，此次产品技术推广会议租用是当地顶级5星级酒店会议厅，并在酒店为150余名来宾提供了精巧美观的自助午餐，一天的会议其直接费用价钱就达好几万元。为什么CISCO公司舍的为并不具有采购决策权的技术人员如同此类破费呢？道理很简明，技术人员是设备的最终使用者，任何负责任的单位上级人，在采购大宗设备时，都会仔细听取主力技术人员的看法。特别是对于那些刚面市销售出卖的新技术、新产品，由使用单位自己的内部的技术人员向上级人吹风，比本公司销售出卖人员上门推销更容易有生效后的情况。毫无疑问，CISCO公司从潜在客户的技术人员开始下手，体现的是一种什么样的“润物细无声”的智慧聪明头脑。
学无止境。从短短一天的CISCO公司产品推广会议中，我们可以看到国际性大公司组织严密、作风细致、服务精准的营销素质，这些恰恰是中国企业需要仔细学习和借鉴的。
